Wiederkehrende Aktionen, die Sie für eine Tabelle in Excel vornehmen, können Sie als eigenständiges Excel-AddIn generieren und somit auch an andere weitergeben. Wenn Sie immer wieder dieselben Formatierungen, Berechnungen, Änderungen etc. bei einer oder mehreren Tabellen oder Diagrammen in Excel vornehmen, können Sie sich die Aufzeichungsfunktion in Excel für Makros gezielt zu Nutze machen. Bevor Sie also das nächste mal zig Aktionen mit der Hand an Ihrer Excel-Tabelle immer wieder machen
starten Sie zunächst die Makroaufzeichnung. Bei der Aufzeichnung werden alle Vorgänge, die Sie an der Tabelle oder an einem Diagramm machen im Hintergrund protokolliert und als VBA-Code in einem Modul hinterlegt. Das hört sich alles ein bisschen kompliziert an, ist es aber nicht. Sie müssen zum Erstellen eines Excel-AddIns keinerlei Programmierkenntnise haben. Noch mal kurz zum Aufzeichnungsprozess. Für alle Ihre Aktionen wird im Hintergrund ein Programmcode generiert in der Sprache VBA. VBA steht hier für Visual Basic für Applikationen. Jeder Mausklick auf ein Menü oder eine Zelle hat einen entsprechenden Programmcode. Dieser VBA-Programmcode wird während der Aufzeichnung in ein Programm-Modul hinterlegt. Sie können Einsicht in diese Programm-Modul bekommen, wenn Sie die Visual Basic Editor-Oberfläche in Excel starten.
So weit so gut. Nachdem Sie nun Ihre Aktionen aufgezeichnet haben, beenden Sie die Aufzeichnung mit dem Klick auf das Symbol für „Aufzeichnung beenden“. Das Symbol erinnert an die mechanischen Tasten eines alten Kassettenrecorders. Sie sind sicher, dass Sie alle Aktionen aufgezeichnet haben. Dann können Sie nun den aufgezeichneten Programm Code als Excel-AddIn abspeichern und so Ihrem Kollegen weitergeben, der dann einfach nur noch das AddIn in sein Excel einbinden muss und starten kann.
Generieren eines Excel AddIns in der VBA-Umgebung in Excel
Im Folgendem sind die Schritte aufgezeichnet, die Sie in Excel gehen müssen, damit aus Ihrer Makroaufzeichnung ein eigenständiges Excel AddIn also eine .xla – Datei wird.
Nach Beenden der Makro Aufzeichnung drücken Sie die Tasten Kombination Alt+F11. In einem weiterem Fenster gelangen Sie in die VBA-Entwicklungsumgebung. Wenn Sie ansehen möchten, welche VBA-Befehle während der Aufzeichnung geschrieben wurden klicken Sie einfach in dem Fenster für „Project – VBA Project“ auf das Ordner-Symbol „Module“. Das Fenster für den Project-Explorer befindet sich entweder rechts oder links neben dem Editor. Wenn Sie das erste Mal in Ihrer Excel-Session ein Makro aufgezeichnet haben wird das Modul mit dem Namen „Modul1“ abgelegt. Klicken Sie ein Mal auf das Symbol und gehen Sie danach auf „Code anzeigen“. Das Symbol dafür befindet sich in der kleinen Symbolleiste des Projektexplorers. Jetzt können Sie sich den VBA-Programmcode ansehen und einen kleinen Einblick in die VBA-Programmierung bekommen.
Aber wie schon anfangs erwähnt, brauchen Sie keinerlei Programmier-Kenntnisse, um ein Excel-AddIn zu generieren. Damit Sie nun das aufgezeichnete Makro als Excel AddIn verpacken können, müssen Sie sich in der VBA-Entwicklungsumgebung die Eigenschaften der aktuellen Arbeitsmappe darstellen lassen. Dazu suchen Sie wieder im Projektexplorer den Ordner „Microsoft Excel Objekte“. In diesem Verzeichnis finden Sie den Eintrag „Diese Arbeitsmappe“ mit einem kleinen Excel-Symbol vorne dran. Klicken Sie darauf. Auf der gegenüberliegenden Seite wird ein weiteres Fenster geöffnet mit dem Namen „Eigenschaften – DieseArbeitsmappe“. Klicken Sie auf die Tab-Karte „Alphabetisch“. Alle Eigenschaften der Arbeitsmappe sind nun in einer Tabelle dargestellt. Die erste Spalte zeigt den Namen der Eigenschaft, die zweite Spalte den Wert für die Eigenschaft. Die aktuelle Arbeitsmappe soll nun die Eigenschaft als Excel-AddIn bekommen. Und somit sind wir schon an der zentralen Funktion, aus einer „normalen“ Arbeitsmappe ein Excel-AddIn zu formen. Suchen Sie die Zeile „IsAddin“ und stellen Sie daneben den Wert auf „True“. Jetzt ist Ihre Arbeitsmappe mit dem aufgezeichneten VBA-Programmcode ein Excel-AddIn geworden. Klicken Sie anschließen auf das Diskettensymbol in der Symbolleiste der VBA-Umgebung und speichern Sie die Arbeitsmappe ab. Achtung: geben Sie beim Abspeichern den Datei-Typ „Microsoft Office Excel-Add-In (*.xla) an. Das ist sehr wichtig, sonst können Sie nicht die gespeicherte Datei als Add-In weitergeben. Nach dem Speichern steht Ihnen das Add-In mit Ihrem gewählten Namen zur Verfügung und Sie können die Datei an Ihren Kollegen weitergeben.
Wie binde ich ein Excel-Add-In ein?
Zum Schluss soll noch gezeigt werden, wie Ihr Kollege das Excel-Add-In in seinem Excel einbinden kann. Die .xla-Datei muss zunächst zugänglich sein, entweder lokal oder in einem Netzwerkpfad. Danach wird Excel gestartet und über das Menü „Extras“ „Add-Ins…“ die Importfunktion aufgerufen. Gehen Sie nun auf „Durchsuchen“ und holen Sie sich die .xla-Datei. Sobald das neuen Add-In gewählt wurde, erscheint es in der Liste unter „Verfügbare Add-Ins“ und steht jetzt mit allen seinen Funktionen voll zur Verfügung. Wenn Sie das Add-In wieder entladen, also deaktivieren wollen, nehmen Sie einfach den Haken beim Add-In Namen wieder raus.
